Digital Workplace: Was es ist, was es bringt und wie die Umstellung gelingt

Haben Sie in Ihrem Unternehmen eines der folgenden Probleme:

Hohe Ausgaben für IT-Insellösungen
Keine einheitlichen Automatisierungsprozesse
Keine Remote-Arbeit möglich
Viele zeitfressende manuelle Arbeitsprozesse
usw.

Digital Workplace

Viele Unternehmen setzen zur Bekämpfung dieser Probleme bereits auf einen Digital Workplace – einen digitalen Arbeitsplatz. Und noch mehr Unternehmen wollen diesen zukünftig einführen.

Das Marktforschungsinstitut Gartner Inc. führte 2020 eine Befragung zur Umstellung auf dauerhafte Remote-Arbeitsplätze durch. Das Ergebnis: 74 Prozent der befragten 317 Finanzvorstände (CFOs) wollen für mindestens 5 Prozent der Mitarbeiter im Unternehmen einen dauerhaften Remote-Arbeitsplatz einrichten.

Die Hauptmotivation dahinter: Kosteneinsparungen. Durch die Remote-Arbeit können Kosten in den Bereichen On-Premise-Technologie (also die Hardware vor Ort) und Büro (Miete, Strom, etc.) gesenkt werden.

Zudem führt die Auslagerungen in die Cloud zu einer höheren Cyber-Sicherheit.

Das klingt interessant? Dann lesen Sie weiter. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, welche Probleme Sie in Ihrem Unternehmen mithilfe eines Digital Workplace lösen können. Außerdem verraten wir Ihnen, wie Ihnen die digitale Transformation gelingt.
Zunächst wollen wir Ihnen jedoch erklären, was der Digital Workplace ist.

Was ist ein Digital Workplace?

Der Digital Workplace wird auf Deutsch als „digitaler Arbeitsplatz“ bezeichnet.

Dabei handelt es sich um eine digitale, cloudbasierte Arbeitsplattform. Dort werden den Mitarbeitern die benötigten Services, Daten und Anwendungen zur Verfügung gestellt.

Die Mitarbeiter können ortsungebunden mittels eines Endgerätes (Laptop, Tablet, Computer) auf die Plattform zugreifen. Dort können sie über das Intranet Informationen austauschen oder in virtuellen Team- bzw. Projekträumen zusammenarbeiten.

Die Bereitstellung der elektronischen Funktionen über eine Cloud-Lösung garantiert eine nahtlose Zusammenarbeit über das Internet.

Digital Workplace vs. Digital Workspace

Die Begriffe Digital Workplace und Digital Workspace werden immer wieder synonym verwendet. Obwohl es keine offiziell definierte Grenze gibt, sind Workplace und Workspace nicht dasselbe.

Während der Begriff Digital Workplace die Plattform für die gesamtem Workflows bezeichnet, ist der Digital Workspace nur ein Teilbereich davon.

Sie können sich das folgendermaßen vorstellen:

Der digitale Workplace ist sozusagen das Büro, wohingegen der Workspace dem persönlichen Arbeitsplatz eines jeden Mitarbeiters gleicht. Somit befinden sich im Digital Workplace mehrere Workspaces.

In der Tabelle finden Sie die wichtigsten Unterschiede zwischen dem Digital Workplace und Digital Workspace:

Digitaler Workplace	Digitaler Workspace
Online Oberfläche für alle Mitarbeiter	Teilbereich der Digital Workplace
Für alle Mitarbeiter gleich	Individuelle Unterschiede zwischen Mitarbeitern
Ersatz des Büros	Ersatz des individuellen Arbeitsplatzes
Ermöglicht als Plattform die Zusammenarbeit mit Kollegen	Infrastruktur, Anwendungen und Tools, um mit anderen zusammenzuarbeiten und die eigene Arbeit zu erledigen
Zentrale Speicherung für Daten, Dokumente und Informationen	-
Automatisierung von Geschäftsprozessen	-
Statisch	Dynamisch
Einbindung der physischen Geräte (Laptop, Tablet etc.)	Physische Geräte

Diese 6 Probleme können Sie mithilfe eines Digital Workplace lösen

Wenn sich Unternehmen für einen Digitalen Workplace interessieren, haben Sie meist mehrere Probleme.

Diese betreffen einerseits die IT des Unternehmens und andererseits die Mitarbeiter und deren Zusammenarbeit.

Die häufigsten 6 Probleme betreffen:

IT-Ausgaben
Automatisierungen
Datenschutz und Sicherheit
IT-Insellösungen
Informationsaustausch bzw. Zusammenarbeit

Welche Probleme das konkret sind und wie ein Digital Workplace diese löst, wollen wir nun erklären.

Problem #1: Hohe IT-Ausgaben

Ohne einen Digital Workplace ergeben sich für Unternehmen vergleichsweise höhere IT-Ausgaben in folgenden Bereichen:

Hardware und Software: Ohne einen Digital Workplace benötigen Sie dedizierte Hardwaregeräte für jeden Mitarbeiter, wie Desktop-Computer oder Laptops. Diese Geräte müssen gewartet, aktualisiert und gegebenenfalls ausgetauscht werden. Auch die erforderliche Software muss separat erworben und lizenziert werden.
IT-Support und Wartung: Wenn Sie kein internes IT-Team beschäftigen, benötigen Sie einen IT-Dienstleister, der sich um die Verwaltung, Wartung und Fehlerbehebung Ihrer IT-Infrastruktur kümmert.
Kommunikation: Sind Sie auf traditionelle Kommunikationsmethoden, wie Telefonanrufe oder persönliche Meetings, angewiesen? Diese können hohe Kosten verursachen, insbesondere bei internationalen Geschäftsbeziehungen. Bedenken Sie hier auch die Arbeits- oder Reisezeit, die Ihre Mitarbeiter verwenden müssen, um Telefonate zu führen oder Meetings abzuhalten.

So können Sie dank einem Digital Workplace diese Kosten senken:

Virtuelle Desktop-Infrastruktur (VDI): Durch den Einsatz von VDI-Technologie können Sie die Anschaffung teurer Hardware reduzieren. Die Mitarbeiter arbeiten auf virtuellen Desktops, die auf zentralen Servern gehostet werden.
Software-as-a-Service (SaaS): Ein Digital Workplace ermöglicht den Zugriff auf eine Vielzahl von Anwendungen und Software über das Internet. Sie können Softwarelizenzen abonnieren, anstatt sie zu kaufen, was zu Kosteneinsparungen führt.
Zentralisierte IT-Verwaltung: Dank der zentralisierten Verwaltung der IT-Infrastruktur reduzieren Sie den Bedarf an internem IT-Personal. Das senkt die damit verbundenen Kosten.
Kostengünstige Kommunikationstools: Ein Digital Workplace bietet verschiedene Kommunikationsmittel wie Videokonferenzen, Instant Messaging und kollaborative Plattformen. Diese Tools sind oft kostengünstiger als traditionelle Kommunikationsmethoden und können die Reisekosten reduzieren.

Problem #2: Fehlende Automatisierung

Ist in Ihrem Unternehmen die Automatisierung eine Schwachstelle? Dann ergeben sich daraus weitere Probleme:

Erhöhte Personalkosten: Nutzen Sie keine automatisierten Lösungen, müssen die Daten von Hand aus unterschiedlichen Systemen integriert und synchronisiert werden. Das kostet Ihre Mitarbeiter viel Zeit und das Unternehmen dementsprechend viel Geld.
Ein Digital Workplace ermöglicht die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen. Sie können Workflows einrichten, die bestimmte Aufgaben automatisch durchführen, Daten zwischen verschiedenen Systemen synchronisieren oder Benachrichtigungen und Genehmigungen automatisch versenden.
Erhöhtes Fehlerrisiko durch manuelle Bearbeitung: Da Informationen manuell übertragen und abgeglichen werden müssen, erhöht sich das Fehlerrisiko. Das kann einerseits Kosten verursachen und eine Fehlerbehebung erfordert wieder zeitliche Ressourcen der Mitarbeiter.
In einen Digital Workplace können in der Regel verschiedene Anwendungen und Systeme integriert werden. Dadurch werden Daten nahtlos zwischen verschiedenen Tools ausgetauscht, was die Effizienz und Genauigkeit von Prozessen verbessert.
Geringere Effizienz: Ohne einen Digital Workplace fehlt oft eine einheitliche Arbeitsumgebung und Prozessstandardisierung. Dies kann die Automatisierung erschweren, da jeder Mitarbeiter unterschiedliche Tools und Methoden verwendet.

Problem #3: Geringere Sicherheit und Datenschutz

Ohne einen Digital Workplace besteht mitunter ein höheres Risiko für Datenverluste oder Sicherheitsverletzungen.

Dies kann zu erheblichen finanziellen Verlusten führen, sei es durch die Wiederherstellung von Daten, den Verlust von Geschäftsinformationen oder potenzielle rechtliche Folgen.

So entstehen Sicherheitslücken in Ihrem Unternehmen:

Zu schwache Cybersicherheits-Maßnahmen: Fast jedes Unternehmen nutzt mittlerweile Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, Intrusion Detection Systems und Verschlüsselungstechnologien. Allerdings nicht immer im benötigten Ausmaß. Dies kann es Angreifern erleichtern, in Ihr Netzwerk einzudringen und auf sensible Daten zuzugreifen.
Mit einem Digital Workplace sind State-of-the-art Sicherheitsmaßnahmen inkludiert. Dadurch können potenzielle Sicherheitsrisiken minimiert und die Kosten für Datenverluste oder Datenschutzverletzungen verringert werden.
Schwache Zugriffskontrolle: Nicht jeder Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sollte dieselben Zugriffsrechte und Berechtigungen erhalten. Diese Zugriffsrechte müssen für verschiedene Benutzer verwaltet werden. Nehmen Sie sich hier nicht die notwendige Zeit oder fehlt die Expertise, können Unbefugte leichter auf sensible Informationen zugreifen.
Mangelnde Aktualisierungen und Patches: Müssen Ihre Mitarbeiter Sofware-Aktualisierungen, Sicherheitsupdates, etc. selbst durchführen? Dann müssen Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Angestellten dies auch tatsächlich tun... Wird die Durchführung vernachlässigt, öffnen sich Sicherheitslücken, die Angreifer ausnutzen können.
Durch regelmäßige, automatische Sicherheitsupdates und die Implementierung bewährter Sicherheitsstandards am digitalen Arbeitsplatz können Sie potenzielle Sicherheitslücken frühzeitig erkennen und beheben.
Zu geringe Datensicherung und Wiederherstellung: Ohne einen Digital Workplace besteht möglicherweise ein Mangel an regelmäßigen Datensicherungen und einem effektiven Wiederherstellungsplan. Dies kann bedeuten, dass im Falle eines Datenverlusts oder einer Systemstörung wichtige Informationen dauerhaft verloren gehen.

Problem #4: Mangelnder Informationsaustausch und Zusammenarbeit zwischen Team-Mitgliedern

Auch Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern stellt für Unternehmen mitunter eine Herausforderung dar. Meist haben sie mit folgenden Herausforderungen zu kämpfen:

Keine nachvollziehbare Kommunikation: Ohne einen zentralen Ort für die Kommunikation nutzen Mitarbeiter unterschiedliche Kommunikationskanäle wie E-Mails, Instant Messaging, Telefonanrufe, Meetings, etc. Dadurch sind Abmachungen, Diskussionen oder Entscheidungen teilweise nicht nachvollziehbar.
Ein Digital Workplace bietet eine zentrale Plattform für die Kommunikation. Dort können Mitarbeiter Nachrichten austauschen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Diskussionen nachverfolgen.
Eingeschränkte Möglichkeiten zur Zusammenarbeit: Müssen Mitarbeiter zusammen an Projekten arbeiten, sollten Daten geteilt oder Dokumente gleichzeitig bearbeitet werden. Gibt es dafür keinen zentralen Ort, kommen beispielsweise verschiedene Software-Lösungen zum Einsatz, die teilweise nicht miteinander kompatibel sind. Oder es wird auf Papier aufgeschrieben, was Fehlerquellen oder Verluste mit sich bringt.
Im Digital Workplace nutzen die Mitarbeiter Kollaborationstools, um nahtlos zusammenzuarbeiten. So können die User auch gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten, Projekte koordinieren und Informationen austauschen.
Zeit- und Ortsbeschränkungen: Ohne einen Digital Workplace sind Mitarbeiter teilweise an bestimmte Arbeitszeiten und -orte gebunden, um an Besprechungen teilzunehmen oder auf Informationen zuzugreifen. Das beeinträchtigt Flexibilität und Produktivität, insbesondere in Unternehmen mit verteilten Teams oder Remote-Mitarbeitern.
Mit einem Digital Workplace ermöglichen Sie den Angestellten, von verschiedenen Standorten und zu verschiedenen Zeiten zusammenzuarbeiten. Diese flexible Arbeitsweise inkl. remote Arbeiten erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit.

Zwischenfazit: IT-Insellösungen behindern die digitale Transformation von Unternehmen

Die obengenannten Probleme entstehen in Unternehmen meist durch sogenannte Insellösungen. Viele Unternehmen setzen auf isolierte und eigenständige Systeme oder Anwendungen, die sich meist nicht miteinander kombinieren lassen.

Das führt zu hohen Betriebs- und IT-Kosten, Sicherheitsrisiken und erschwert die Zusammenarbeit und die Kommunikation.

Ein Digital Workplace löst nun innerhalb der IT-Infrastruktur eines Unternehmens kleinteilige Insellösungen ab. Die integrierte Plattform verbindet die verschiedenen Funktionen, Anwendungen und Tools nahtlos miteinander.

Dadurch ergeben sich zusammenfassend folgende Vorteile:

Verbesserte Produktivität dank zentralisierter Arbeitsumgebung
Kostenersparnis dank einer einzigen Lösung
Bessere Datenverwaltung und -sicherheit
Einfache Kollaboration und Kommunikation

Das klingt ja alles schön und gut. Aber wie gelingt Ihnen die Transformation zum Digital Workplace? Lesen Sie weiter.

So gelingt Ihnen die Umstellung zum Digital Workplace in 7 Schritten:

Schritt 1: Momentanen und gewünschten Zustand festlegen

Erheben Sie den aktuellen Zustand Ihrer IT-Infrastruktur hinsichtlich eines Digital Workplace. Stellen Sie sich dafür folgende Fragen:

Welche Arbeitsplätze wollen wir digitalisieren? Welche Hard- und Software benötigen diese Mitarbeiter für ihre Arbeit?
Wie ist der aktuelle Aufbau der IT-Infrastruktur? Welche Tools und Technologien sind bereits im Einsatz?
Wo gibt es offenes Potenzial, um die Mitarbeiter und Anwendungen besser miteinander zu vernetzen?
Können Mitarbeiter bereits orts- und geräteunabhängig auf Informationen, Anwendungen und Daten zugreifen?
Wie kompatibel sind die bereits verwendeten Systeme und gibt es Optimierungspotenzial?
Gibt es bereits digitale Lösungen für den Digital Workplace, die weitergenutzt werden können? (z.B.: Plattform, Intranet, etc.)

Danach bestimmen Sie, wie zukünftig der digitale Arbeitsplatz und die digitale Arbeitsumgebung aussehen sollen.

Was erwarten Sie sich von der Umstellung? Und was erwarten sich Ihre Mitarbeiter?
Welche Aufgaben sollen zukünftig nur noch über diese digitalen Räume laufen?
Welche Kriterien muss der Digital Workplace jedenfalls erfüllen?
Wohin soll sich Ihr Unternehmen mithilfe der digitalen Transformation entwickeln?
Was sind die Ziele der digitalen Transformation?

Als Beispiel:

Fehlerquellen minimieren
Kosten senken
Remotes Arbeiten ermöglichen
Kommunikation rein über die Plattform ermöglichen

Basierend auf Ihren gewünschten Zielen können Sie die notwendigen Maßnahmen und Anwendungen festlegen.

Schritt 2: Entscheiden Sie sich für einen Softwareanbieter

Da Sie nun Ihren Bedarf ermittelt haben, können Sie gezielt nach Anbietern suchen, die diesen Bedarf decken.

Nutzen Sie Test-Pakete, sehen Sie sich auf Vergleichsportalen um und kontaktieren Sie Berater, mit denen Sie Ihre Anforderungen persönlich besprechen können.

Wir raten dazu, keine 0815-Lösung zu wählen. Diese erfüllen in der Regel nicht all Ihre Anforderungen.

Setzen Sie auf Softwareanbieter, bei denen individuelle Anpassungen möglich sind. Diese Anbieter zeichnen sich meist dadurch aus, dass Sie Ihnen zusätzlich zu der Software auch eine Betreuung und Einschulungen zu deren Systemen verkaufen.

Schritt 3: Richten Sie das neue System ein

Wenn Sie den richtigen Lösungsanbieter für die digitale Transformation gefunden haben, wird das System integriert. Ein seriöser Anbieter unterstützt Sie bei diesem Prozess.

Er integriert das System und verknüpft es mit bestehenden und neuen Anwendungen.

Danach gilt es, Ihre Daten in den neuen Digital Workplace einzuspeisen. Bereits digitalisierte Daten können einfach transferiert werden. Analoge Informationen müssen Sie zunächst in digitaler Form aufbereiten, einfügen und letztlich richtig abspeichern.

Schritt 4: Legen Sie Benutzerrollen fest

Damit jeder Nutzer nur das sehen und bearbeiten kann, was er soll, müssen Sie Benutzerrollen definieren.

Jeder Rolle geben Sie im Backend bestimmte Zugriffsberechtigungen. Danach teilen Sie den Mitarbeitern die entsprechende Rolle zu.

Schritt 5: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter ein

Bevor Sie alle Mitarbeiter für das System einschulen, sollten Sie zunächst eine Testphase durchführen.

Dafür wählen Sie aus jeder Abteilung einen Mitarbeiter aus, der das System auf Benutzerfreundlichkeit und Fehler testet. Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Benutzerrolle eine Testperson haben.

Erst danach werden die restlichen Mitarbeiter auf das System geschult.

Schritt 6: Schalten Sie den Digital Workplace live

Sobald die gröbsten Fehler beseitigt und die Mitarbeiter sicher im Umgang mit dem System sind, können Sie den Digital Workplace live schalten. Nun können die Mitarbeiter ihn im Alltag anwenden.

Schritt 7: Halten Sie den Digital Workplace am laufen

Ein Digital Workplace erfordert viel Leistung bei Strom und Internet, ein hohes Maß an Cyber- und physischer Sicherheit, teilweise auch schnelle Verbindungen zu anderen Cloud-Lösungen oder Unternehmen, usw.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wachsen auch Ihre Anforderungen und Ihr Bedarf an Strom, Verfügbarkeit, Sicherheit usw.

Die Skalierungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens sind meist begrenzt. Irgendwann reicht ein Serverraum im Unternehmen nicht mehr aus, um den Ansprüchen Ihres Digital Workplace gerecht zu werden.

Was Sie brauchen – und jetzt folgt die Eigenwerbung: ein Rechenzentrum, das mit Ihnen die digitale Transformation Ihres Unternehmens bestreitet.

Digital Workplace: Ein Rechenzentrum unterstützt Sie bei der Umstellung

Ein Rechenzentrum spielt eine entscheidende Rolle bei der Umstellung zu einem Digital Workplace.

Von der Verfügbarkeit von Strom und Kälte bis hin zum technischen Support: Mit einem Rechenzentrum an Ihrer Seite, gelingt die digitale Transformation Ihres Unternehmens.

Davon profitieren Sie, wenn Sie sich mit Ihrem Digital Workplace auf das Digital Realty Rechenzentrum in Wien verlassen:

99,999 % Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit: Unsere Rechenzentren sind darauf ausgelegt, eine hohe Verfügbarkeit Ihrer Dienste und Anwendungen sicherzustellen. Durch die Nutzung von redundanten Netzwerken, Notstromversorgungssystemen und Backup-Lösungen stellen wir sicher, dass Sie Ihren Digital Workplace zuverlässig betreiben können.
Schnelle und einfache Anpassungen: Wir bieten Ihnen skalierbare und flexible Ressourcen, um den wachsenden Anforderungen Ihres Digital Workplace gerecht zu werden. Sie können Ihre IT-Infrastruktur nach Bedarf erweitern und anpassen – und das sogar im Self-Service über die PlatformDIGITAL. Dies ermöglicht es Ihnen, schnell auf neue Anforderungen zu reagieren, neue Anwendungen hinzuzufügen und die Infrastruktur entsprechend anzupassen.
Knowhow und technischer Support: In den Digital Realty Rechenzentren steht Ihnen ein Team für den technischen Support rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr zur Verfügung. Zudem unterstützt Sie unser erfahren Fachpersonal bei der Planung, Implementierung und Wartung Ihres Digital Workplace.
Einfache Daten- und Anwendungsintegration: Wir besitzen die erforderliche Infrastruktur, um verschiedene Datenquellen, Anwendungen und Systeme zu integrieren. So können Sie verschiedene Komponenten eines Digital Workplace verbinden und den nahtlosen Datenaustausch sicherstellen. Das steigert die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse.
Hohe Sicherheit- und Datenschutzstandards: In unserem Rechenzentrum setzen wir auf modernste und ISO-zertifizierte Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzstandards. So schützen wir Ihre vertraulichen Daten und Informationen in Ihrem Digital Workplace. Durch die Nutzung eines Rechenzentrums können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten geschützt sind und den geltenden Compliance-Anforderungen entsprechen.
Datenwiederherstellung nach Notfällen und Katastrophen (= Disaster Recovery): Wir ermöglichen Ihnen die Implementierung eines soliden Disaster-Recovery-Plans für Ihren Digital Workplace. Sei es durch regelmäßige Backups, das Speichern von Daten an separaten Standorten oder die Einrichtung von Wiederherstellungsmechanismen: Im Falle eines Notfalls können Sie Ihre Daten schnell wiederherstellen und den Geschäftsbetrieb fortsetzen.

Sie wollen Ihre digitale Transformation mit Digital Realty umsetzen? Dann kontaktieren Sie uns!

Sie erreichen uns telefonisch (01 290 36 36 0) oder per Mail (vienna.info@digitalrealty.com).
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und über Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit!

Herzlichst,
Ihr Digital Realty Team

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